Rechnungsprogramme für Selbständige: Rechnung schreiben ohne Stress

Ok, wenn man es genau nimmt, ist Rechnungen schreiben etwas Positives: Du hast eine Leistung erbracht, z.B. eine Coaching Session, und stellst diese nun in Rechnung. Bald darauf geht der in Rechnung gestellte Betrag auf deinem Konto ein. Yeah! Dass es dabei aber einiges zu beachten gibt und dass man sich schnell verzetteln kann, wenn es um das Thema Rechnungsstellung geht, wollen viele anfangs nicht wahrhaben. "Mach ich halt schnell in Word oder Excel mit 'ner Rechnungsvorlage!" - das dachte ich auch mal. Doch schnell habe ich gelernt, dass es sich lohnt, in eine professionelle Software zu investieren, um später (= jegliche Kommunikation mit den entsprechenden Ämtern) kein Gehassle zu haben. Darum geht es in diesem Beitrag.

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Dabei helfen dir Online Rechnungsprogramme

Eines der wichtigsten Themen ist natürlich die Rechtskonformität. Was gehört auf eine Rechnung? Fortlaufende Rechnungsnummer? Wo gehört es hin? Wie bleibe ich auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung etc.? Klar kannst du das auch "händisch" in Excel oder Word abbilden, nur kommt es hier gerne zu Fehlern. Wenn du z.B. als Berater:in in einem Unternehmen drin bist, kann es dann schonmal vorkommen, dass deine Rechnung abgelehnt wird. Dann musst du sie nochmal schreiben, ggfs. eine Stornorechnung für die "falsche" alte Rechnung ausstellen und und und. In dieser Zeit hättest du eine Coaching Session verkaufen können. Online Rechnungstools sind dank Updates immer auf dem neuesten Stand und Dinge wie z.B. Rechnungsnummern werden automatisiert fortgeschrieben. 

Vor der Rechnungsstellung muss natürlich erstmal ein Auftrag her. Vor allem Unternehmen benötigen ein offizielles Angebot für ihre internen Prozesse. In deiner Rechnungssoftware kannst du diese - auch mit Hilfe von Vorlagen - ganz einfach und zeitsparend erstellen.

In den Rechnungstools kannst du in der Regel eigene Vorlagen erstellen, so dass alles einen einheitlichen und professionellen Eindruck hinterlässt.

Zudem hast du immer die volle Kontrolle über deinen Bezahlungsstatus und musst nicht händisch dein Bankkonto mit deinen Rechnungen abgleichen. Einfach Geschäftskonto anschließen und Zahlungseingang direkt im Rechnungsprogramm verbuchen. So siehst du auf einen Blick, für welche Rechnungen noch Zahlungen ausstehen. 

Da du ja als Selbständige:r nicht nur Einnahmen sondern auch Ausgaben hast, kannst du diese als Eingangsrechnungen in deiner Rechnungssoftware erfassen. So hast du alles an einem Ort.

Für deine Umsatzsteuervoranmeldung (UST-VA) und deinen Jahresabschluss bzw. deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) sind Rechnungsprogramme ein wahrer Segen. Mit wenigen Klicks erstellst du die entsprechenden Reports und schickst sie direkt aus dem Tool heraus ans Finanzamt. Dadurch sparst du wiederum enorm viel Zeit, vor allem, wenn du dein Rechnungstool mit einem Buchhaltungstool verbindest bzw. es entsprechend erweitern kannst. Die meisten Anbieter von Online Rechnungstools bieten in den höheren Tarifen praktischerweise auch Buchhaltungsfunktionen an.

Da du die Daten deiner Klient:innen im Rechnungsprogramm hinterlegst (Name, Anschrift etc.) hast du zudem ein ordentliches, kleines CRM-Tool (Customer Relationship Management) für deine Kundenverwaltung an der Hand.

Das solltest du bei der Auswahl beachten

Wie bei jeder Auswahl eines Softwareanbieters ist es auch hier von Vorteil, dir im Vorfeld erstmal Gedanken zu machen, welche Funktionen du brauchst und wobei genau dich das Rechnungsprogramm unterstützen soll. Wenn du im Rahmen der Kleinunternehmerregelung z.B. keine Umsatzsteuer ausweist oder sehr wenige Kund:innen hast, wird dir wahrscheinlich ein kostenloses Rechnungsprogramm bzw. die Basis Version genügen. Also, mach dir am besten eine Checkliste und beantworte die folgenden Fragen:

• Weise ich Umsatzsteuer aus?
• Wie viele Rechnungen stelle ich in etwa im Monat?
• Wie viele Klient:innen habe ich?
• Habe ich auch Kund:innen im Ausland?
• Ist das Programm DSGVO-konform?
• Welche Schnittstellen benötige ich? z.B. für die Steuerberatung, Buchhaltung, Zeiterfassung, Online Banking etc.
• Brauche ich individuelle Felder für z.B. Leistungen?
• Ist das Programm für meine Rechtsform geeignet?
• Ist das Rechnungstool für mein Geschäftsmodell geeignet?
• Möchte ich eine App?

Wenn du diese Fragen für dich beantwortet hast, kannst du spezifisch nach deinen Anforderungen auswählen. Zu guter Letzt muss natürlich auch das Preis-Leistungsverhältnis stimmen.

8 Rechnungsprogramme für Selbständige

Da draußen gibt es eine Vielzahl von Rechnungsprogrammen, die teilweise sehr mächtig sind. Ich habe dir hier einmal ein paar zusammengestellt, die vor allem für (Solo-)Selbständige, Freelancer und kleine Unternehmen geeignet sind.

Lexware Lexoffice

• Tarif lexoffice S ab 5,90 Euro pro Monat (kleinster Funktionsumfang)
• Um Buchhaltungsfunktionen erweiterbar (z.B. UST-VA, EÜR, GuV, Lohn- und Gehaltsabrechnung)
• DATEV-Schnittstelle
• Steuerberatungszugang und -export
• ELSTER-Schnittstelle
• Online Banking & Paypal Anschluss
• Angebote und Auftragsbestätigungen
• Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen
• Wiederkehrende und Serienrechnungen
• Muster und Vorlagen
• Belege in englischer Sprache
• Dashboard
• Rechtssicher und DSGVO-konform
• Apps für iOS und Android
• Kooperation mit Geschäftskonto Kontist

>> Zum Rechnungsprogramm lexoffice

sevDesk

• Tarif sevDesk Rechnung ab 8,90 Euro pro Monat (bei 24 Monaten Laufzeit)
• 14 Tage kostenlos testen
• Funktional erweiterbar (EÜR, UST-VA, GuV)
• Intelligente Belegerkennung und automatisierte Buchung
• Vorlagen und Muster
• Online Banking Schnittstelle
• DATEV-Export
• ELSTER-Schnittstelle
• Steuerberatungszugang
• Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften, Stornorechnungen
• Wiederkehrende Rechnungen
• Dashboard
• App für iOS und Android zum Beleg-Upload
• Verschiedene Währungen und Sprachen
• Rest-API Anbindung
• Zapier-Anbindung
• Rechtssicher und DSGVO-konform

>> Zum Rechnungsprogramm sevDesk

Fastbill

• Tarif Fastbill Starter für 8,99 Euro pro Monat (bei jährlicher Bezahlung)
• 14 Tage kostenfrei testen
• Diverse Funktionen zur Buchhaltung zubuchbar bzw. im höheren Tarif
• Automatische Belegerkennung und -buchung
• UST-VA, EÜR, GuV
• API-Anbindung
• Banking mit Zahlungsabgleich (bis zu fünf Konten)
• Vorlagen, Muster
• DATEV-Export
• Zugang für Steuerberatung
• Angebote, Rechnungen, Gutschriften/Stornorechnungen
• Scan-App für Belege (iOS und Android)
• Rechtssicher und DSGVO-konform
• Partnerschaft mit digitalem Geschäftskonto Kontist

>> Zum Rechnungsprogramm Fastbill

easybill

• Tarif easybill Basic für 12,00 Euro pro Monat (bei jährlicher Zahlung)
• 30 Tage Geld-zurück-Garantie
• Bis zu 20 Kunden im Tarif easybill Basic (unbegrenzt in höheren Tarifen)
• KEINE Buchhaltungsfunktionen
• API-Anbindung
• Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen
• Wiederkehrende Rechnungen
• Vorlagen und Muster
• Übermittlung an Steuerberatung mittels DATEVconnect
• Cloud Backup
• Rechts- und DSGVO-konform

SumUp Rechnungen (ehem. Debitoor)

• Gebühr: 2,50% wenn über den Link per Kreditkarte bezahlt wird
• Link zur Bezahlung per Kreditkarte auf jeder Rechnung
• DSGVO-konform und rechtssicher
• Kunden verwalten
• Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Mahnungen

Billomat

• Tarif Billomat Solo für 8 Euro pro Monat (jährliche Bezahlung)
• 14 Tage unverbindlich testen
• Max. 30 Dokumente pro Monat (Tarif Billomat Solo)
• Max. 60 Kunden im Tarif Billomat Solo
• Weitere Buchhaltungsfunktionen in höheren Tarifen
• Angebote, Aufträge, Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften/Stornorechnungen
• Fortlaufende Abo-Rechnungen
• Verschiedene Sprachen
• Vorlagen und Muster
• Rechtssicher und DSGVO-konform
• Diverse Integrationen (z.B. Shopify, Google Drive, Dropbox)
• Intelligente Belegerfassung
• Online Banking mit automatischem Zahlungsabgleich
• DATEV-Export
• DATEVconnect online
• API-Anbindung
•  UST-VA und EÜR

>> Zum Rechnungsprogramm Billomat

invoiz

• Kostenloser Tarif invoiz free bis 17.500 Euro Jahresumsatz
• Bezahlversion ab 19 Euro pro Monat (jährliche Abrechnung)
• Viele Buchhaltungsfunktionen zubuchbar bzw. in höheren Tarifen enthalten
• Aufträge, Angebote, Rechnungen, Mahnungen
• Banking und automatischer Zahlungsabgleich
• UST-VA
• Export für Steuerberatung
• Eigener App-Store (z.B. clockodo, GetMyInvoices)

Zistemo

• Tarif zistemo Starter für 158 Euro pro Jahr (= 13,67 Euro pro Monat)
• 30 Tage lang unverbindlich testen
• Vorlagen, Muster
• Sitz in der Schweiz
• Mobile Apps für iOS und Android
• Rechnungen, Aufträge, Mahnungen, Gutschriften
• Wiederkehrende Abrechnungen
• Zahlungen mit Kreditkarte und Paypal akzeptieren
• Sehr gut geeignet für Arbeit in Projekten
• Online Banking und Zahlungsabgleich
• DATEV-Export
• Zugriff für Steuerberatung
• Dashboard
• 180 Währungen

Fazit

Ein Online Rechnungsprogramm solltest du dir als Selbständige:r oder Freelancer auf jeden Fall zulegen. Du sparst dir damit nicht nur viel Zeit und Stress, sondern sorgst auch für einen professionellen Auftritt. Kein Mensch hat Lust, mit jemandem zu arbeiten, wenn es immer Probleme mit den Rechnungen gibt. Also lass es erst gar nicht so weit kommen 😉