Workshop-Planung - Diese Tools helfen dir dabei
Als ich letztens einen Teamentwicklungs-Workshop designt habe, kam mir in den Sinn, dass ich in meinen Trainings öfter gefragt werde, wie man am besten Workshops plant. Früher habe ich das oft mit Zettel und Stift oder Excel gemacht. Inzwischen habe ich coole Alternativen wie z.B. Sessionlab oder Miro Smart Meetings entdeckt.
Auch in der Diskussion auf LinkedIn kamen diverse Herangehensweisen bezüglich Trainings- oder Workshop-Planung zum Vorschein. Da dachte ich mir, mache ich doch gleich einen Artikel daraus: Bitteschön! 🙂
Die Haptische Variante: Workshop-Planung mit Zettel und Stift
Für die erste Version von Workshops und Trainings nehme ich selbst auch gerne noch Zettel und Stift zur Hand. Manche Kolleg:innen stellen sich auch vor ihr Whiteboard oder Flipchart - falls vorhanden - und skizzieren die ersten Inhalte:
- Was ist das Ziel des Workshops / Trainings?
- Welche Fragen sollen beantwortet werden?
- Welche Methoden eignen sich dafür?
- Und wie lange sollen die einzelnen Blöcke ungefähr dauern?
- Welche Reihenfolge macht Sinn?
All das geht in der ersten Version gut mit Zettel und Stift.
Wenn du es haptisch magst, dich aber die spätere Übertragung ins Digitale oder der Papiermüll nervt, dann ist vielleicht ein Tablet wie z.B. reMarkable etwas für dich.
Geht gut:
- Einfach Ideen und Inhalte runterschreiben
- Erste Ideen für Flipcharts oder Folien skizzieren
- Überall machbar, zumindest mit Zettel und Stift bzw. Tablet
- Überschaubare Kosten - beim Tablet natürlich einmalige Investition nötig
Geht nicht so gut:
- Kollaboration mit Kund:innen oder Partner:innen
- (Inhalts-)Blöcke hin- und herschieben
- Zeiten berechnen
- Als Vorlage für einen anderen Workshop kopieren
Der Klassiker: Excel für die Planung deiner Workshops
Der erste Sprung ins Digitale findet meistens über Office-Produkte bzw. Open Source Alternativen statt. Das ist dann meistens Excel, Google Sheets oder OpenOffice Tabellen. Hier darf es dann schon detaillierter werden, als Referenz zu einer bestimmten Methode ist schnell ein Link eingefügt und du kannst von überall darauf zugreifen - sofern das Ganze in der Cloud gespeichert ist, versteht sich.
Ebenso können, zumindest in Excel, Zeiten und Gesamtdauer automatisch berechnet werden. So wird der Regieplan deines Seminars greifbarer und es zeigt sich, wo du ggfs. noch Pufferzeiten einbauen musst. Ich selbst habe früher oft mit Excel aus diesem Grund die Konzeption meiner Trainings und Seminare gemacht.
Einige Kolleg:innen verwenden auch Text- oder Präsentationsprogramme, wie z.B. Word, Google Docs oder Powerpoint.
Geht gut:
- Details zu den einzelnen Blöcken und Inhalten einfügen (z.B. Dauer, Anzahl Personen, Unterschritte, Links etc.)
- Zeiten und Dauer automatisch berechnen (Excel, Google Sheets, OpenOffice Tabellen etc.)
- Von überall (Cloud) darauf zugreifen und bearbeiten
- Kollaboration (Cloud)
Geht nicht so gut:
- (Inhalts-)Blöcke hin- und herschieben generell und insbesondere bei Excel und Co. ohne, dass es die Berechnungen zerschießt
- Zeiten berechnen in Text- und Präsentationsprogrammen
Digital First: Seminare planen mit Online Whiteboards
Für die Workshop-Planung in Zusammenarbeit z.B. mit Kund:innen oder Co-Moderator:innen eignen sich Online Whiteboards hervorragend. Auch alleine macht die Konzeption eines Seminars mit Mural, Miro, Conceptboard und Co. viel Spaß. Hier können Details und Zeiten hinzugefügt werden - nur lassen sie sich nicht automatisch berechnen. Ich persönlich arbeite gerne mit Farbcodes, um z.B. Pausen, interaktive Übungen und Impulse auf einen Blick voneinander zu unterscheiden.
Zudem kannst du hier auch gleich erste Ideen für Flipcharts und Folien einfügen oder, wenn du dein Seminar oder Training online durchführst, erste Elemente zur Gestaltung erstellen. Die Voraussetzung hierfür ist natürlich ein entsprechender Account beim Online Whiteboard Tool deines Vertrauens.
Geht gut:
- Kollaboration
- (Inhalts-)Blöcke einfach verschieben
- Erste didaktische Elemente einfügen (z.B. Design für Online Workshop)
Geht nicht so gut:
- Zeiten und Dauer automatisch berechnen
Online Workshops planen mit Miro Smart Meetings
Die Macher:innen des Online Whiteboards Miro haben Ende 2021 ein neues Feature live gebracht: Miro Smart Meetings. Damit kannst du dein vorbereitetes Whiteboard mit einer Art Regieplan versehen und deine Teilnehmer:innen per Klick durch den Workshop "ziehen". Das ist vor allem für Teilnehmende gut, die noch wenig oder gar keine Erfahrung mit der Arbeit auf Online Whiteboards haben.
Jedem Frame wird hierbei ein Block zugeordnet, den du mit einer Timebox, Aktivitäten wie z.B. Voting und zusätzlichen Infos versehen kannst. So hast du deinen Regieplan immer im Blick.
In den Miro Templates findest du bereits vorbereitete Workshops, in denen die Meeting Struktur bereits angelegt ist. Da dürften im Laufe der Zeit einige mehr Vorlagen dazukommen. Du kannst natürlich auch deine eigenen Workshops und dazugehörige Miro Meetings als Vorlagen speichern.
Geht gut:
- Kollaboration
- (Inhalts-)Blöcke einfach verschieben
- Regieplan für kompletten Workshop erstellen inkl. didaktischer Elemente
- Teilnehmende automatisch durch den Workshop bzw. das Meeting führen
Geht nicht so gut:
- Für die Durchführung von Präsenz-Workshops ohne Einsatz von Miro nicht geeignet
Workshop Planning Tool: SessionLab
SessionLab ist ein dediziertes Tool zur Workshop-Planung. Ich habe nach alternativen Anbietern für diesen Artikel recherchiert, allerdings konnte ich kein Tool finden, das die Funktionen von SessionLab abdeckt. Wenn ich eine Alternative nennen müsste, wäre es tatsächlich Excel (bzw. Google Sheets etc.).
In SessionLab kannst du deinen Workshop von A bis Z designen, inklusive automatischer Berechnungen von Zeiten. Die einzelnen Blöcke kannst du per Drag & Drop umschichten, die Zeiten passen sich automatisch an.
Sehr charmant finde ich die Library an Methoden, die du inkl. Zeitangaben und Step-by-Step Beschreibungen in deinen Workshop ziehen kannst. Ebenso kannst du ganze Workshop-Formate übernehmen und für dich selbst anpassen, z.B. ein Marketing Strategy Sprint aus der SessionLab Community.
Deine fertigen Trainings, Seminare und Workshops kannst du z.B. als PDF exportieren oder als Vorlage speichern. In der Free-Version kannst du max. 10 Sessions planen.
Geht gut:
- Kollaboration
- Workshop-Planung per Drag&Drop inkl. automatischer Zeitberechnung
- Anhänge einfügen
- Exportieren
Geht nicht so gut:
- Planung mehrtägiger Workshops nur mit Pro-Version (oder Workaround: Je Tag eine Session in der Free-Version)
>> Hier entlang zur Workshop Planning App Sessionlab
Fazit
Einige Kolleg:innen gaben an, dass sie ausschließlich auf Zettel, Stift und ihre Verwandten setzen und den Rest im Kopf zu haben. Welche Varianten und Kombinationen für jede:n Einzelne:n funktionieren, ist wie so vieles eine individuelle Geschichte. Zudem hängt die Wahl der Tools auch maßgeblich vom Kontext ab: Habe ich diesen Workshop / dieses Training noch zigmal gemacht und habe alles im Kopf oder geht es hier um ein individuelles Konzept, das mit dem/der Kund:in entwickelt werden soll? Eins ist sicher: Für jedes Szenario gibt es eine gute Alternative. Und es lohnt sich, auszuprobieren, was für einen selbst am besten funktioniert. Ich persönlich skizziere meine Workshops erstmal auf einem Blatt Papier und überführe das Ganze dann in SessionLab, wo ich alles detaillierter ausgestalte.
