Remote Workshops durchführen mit Online Whiteboard Tools

Remote Workshops sind aktuell hoch im Kurs. Für Menschen, die bereits in internationalen Unternehmen mit verteilten Teams arbeiten, ist das schon längst Standard. Vielleicht hast auch du schon ein Training oder einen Workshop virtuell veranstaltet. Das Kernelement von Workshops ist die Zusammenarbeit, die Zeit, in der Ideen gemeinsam entwickelt und verfeinert werden. Zwar haben einige Videotools eine Whiteboard Funktion, diese reicht aber oftmals nicht wirklich aus. Inzwischen gibt es einige Anbieter für Online Whiteboards auf dem Markt, die diese Lücke füllen. In diesem Artikel stelle ich dir ein paar dieser Tools vor und gebe dir Tipps, worauf du beim Durchführen von Remote Workshops achten solltest.

Vorbereitung und Setup für deinen Remote Workshop

Ein virtueller Workshop ist didaktisch anders aufgebaut als ein Workshop vor Ort. Zunächst einmal solltest du dir Gedanken zu deinem technischen Setup machen. Dazu zählen:

• Ein leistungsstarker Rechner / Laptop, der nicht gleich lautstark das Lüften anfängt, wenn mehr als drei Personen im Videocall sind
• Eine ordentliche Webcam; die in den Laptops integrierten Kameras hinken in der Qualität leider oftmals hinterher
• Ein zweiter Bildschirm, damit du die Teilnehmer besser im Blick hast
• Ein ordentliches Mikrofon oder Headset; oftmals ist das in der Webcam eingebaute Mikro schon sehr gut
• Evtl. ein zusätzliches (Frontal-)Licht, das dein Gesicht gut beleuchtet und dich von deinem Hintergrund abhebt
• Evtl. ein Greenscreen, mit dem du einen professionellen Hintergrund erzeugen kannst (meistens reicht aber ein aufgeräumtes Büro / Zimmer im Hintergrund aus)
• Ein Online Videotool, wie z.B. Zoom, MS Teams, BlueJeans oder GoToMeeting. Wichtig hierbei ist, dass es möglich ist, Breakout Rooms - separate "Räume" für Gruppenarbeiten - einzurichten
• Ein Collaboration Tool wie die unten aufgelisteten Online Whiteboard Tools

Am besten probierst du alles vorher einmal in einer Test-Session aus. Checke auch neben deiner Moderatoren- auch die Teilnehmeransicht, um später Fragen dazu beantworten zu können.

Nun geht es an die inhaltliche Vorbereitung. Wie bei jedem Workshop sollte das generelle Thema bzw. der Zweck klar sein. Ebenso, welche Methoden du anwenden möchtest und ob diese sich remote gut durchführen lassen. Falls du noch Inspiration für Workshop Methoden brauchst, schau gerne mal bei den Kollegen von Online Trainers vorbei: Sie haben ein Online Trainer Playbook mit mehr als 25 Methoden inkl. Anleitungen herausgebracht. Ansonsten geben natürlich auch die Weiten des Internets eine Menge her 😉

Je nachdem, welches Workshop Design du wählst, können sich ggfs. weitere Vorbereitungen ergeben. Wenn du z.B. für einen Remote Workshop LEGO® SERIOUS PLAY® anwenden möchtest, musst du an die Teilnehmer vorab das entsprechende Set versenden, damit sie es rechtzeitig zur Verfügung haben und damit arbeiten können. Das gilt natürlich auch für Arbeitsbücher oder dergleichen. Überprüfe auch, ob das Collaboration Tool deine gewünschten Methoden gut abbilden kann, z.B. Dot Voting oder dergleichen. Weitere Dinge, die vorab stehen sollten:

• Präsentation bzw. visueller Input falls benötigt
• Oft macht es Sinn, eine Art "Landkarte" im Collaboration Tool zu erstellen. Ich arbeite z.B. mit MURAL und erstelle dort immer ein Whiteboard, mit dem wir arbeiten. Es gibt zahlreiche Templates, die du verwenden kannst.
• Digitale Arbeitsmaterialien
• Agenda
• Wie oben erwähnt dein Methodenset sowie Alternativen, auf die du je nach Gruppendynamik während des Workshops zurückgreifen kannst
• Pausentaktung: Plane häufiger und etwas längere Pausen ein, als bei einer Präsenzveranstaltung. Generell sind ca. 15 - 20 Minuten Pause alle 60 - 90 Minuten sinnvoll. Veranschlage für die Mittagspause 60 - 90 Minuten.

Anschließend erstellst du die Session in deinem Videotool und schickst eine Email mit den Zugangsdaten und Infos zum Workshop an alle Teilnehmer. Tu dies am besten ein paar Tage vor dem Termin, damit sich alle um ihr Setup kümmern und sich mit den verwendeten Tools etwas vertraut machen können.

Eine essentiell wichtige Voraussetzung für Remote Workshops ist: Ist eine:r remote, sind alle remote!

Durchführung des Remote Workshops

Nun geht es an die eigentliche Durchführung des Workshops. Sei am besten bereits einige Minuten vorher im virtuellen Seminarraum, um alle Teilnehmer begrüßen zu können. Plaudert einfach ein bisschen, bis alle da sind. 

Bitte alle Teilnehmer, ihre Kamera einzuschalten, um ein Gefühl der Nähe zu erzeugen. Zudem hast du als Moderator:in so die Möglichkeit zu sehen, wenn einzelne Teilnehmer nicht bei der Sache sind. Bitte sie zudem, alle anderen Programme zu schließen (v.a. Emails und Social Media) und auch ihre Handys wegzulegen. 

Zum Einstieg eignet sich ein "educational ice breaker", d.h. eine Vorstellungsrunde, in der die Teilnehmer spielerisch den Umgang mit dem verwendeten Tool lernen. Das kann z.B. so aussehen:

"Educational ice breaker" in meiner Vorlage in MURAL

So wissen alle Teilnehmer, wie sie die für den Workshop nötigen Funktionen verwenden. Diese Art der Vorstellungsrunde dauert natürlich länger, als in einem Präsenz-Workshop, lohnt sich aber und die Teilnehmer werden es dir danken!

Solange es eine Input- oder Diskussionsphase in der großen Gruppe gibt, schalte alle Mikrofone auf mute (stumm), damit es keine störenden Hintergrundgeräusche gibt. Die Person, die etwas sagen möchte, schaltet ihr Mikro ein. Sprich Teilnehmer direkt mit ihrem Namen an und ermutige sie, das auch zu tun.

Gib klare Anweisungen zu den einzelnen Methoden bzw. Arbeitsschritten und verwende Breakout Rooms für separate Gruppenarbeiten. 

Bei längeren Workshops: Baue zwischendurch immer mal wieder Energizer ein, um die Motivation und Interaktion der Gruppe hochzuhalten. Ein paar gute Beispiele dafür findest du hier. 

Abschluss und Nacharbeit

Wie bei einem Präsenz-Workshop gilt auch hier: End it on a high note! Bedanke dich bei den Teilnehmern und stelle heraus, wie gut sie (hoffentlich) den Remote Workshop gemeistert haben. Anstelle eines Gruppenfotos eignet sich ein Screenshot von allen Videos in der Galerieansicht. 

Hole dir auch unbedingt Feedback ein! Denn du weißt ja: Nach dem Spiel ist vor dem Spiel!

Anschließend gilt es, die Arbeitsergebnisse festzuhalten und mit den Teilnehmern in einer Nachfass-Email zu teilen.

Online Whiteboard Tools für deinen Remote Workshop

Welches Online Whiteboard ist für mich das richtige? Inzwischen gibt es so einige Anbieter auf dem Markt und du hat wie so oft die Qual der Wahl. Da ja eigentlich auch ein leeres Google Doc als digitales Whiteboard genutzt werden kann (ist halt mega uncool und taugt recht wenig für einen gescheiten Workshop), solltest du auf die folgenden Features achten:

• Anzahl an Boards: Am besten unlimited
• Digitales "Workshop-Material", wie Sticky Notes, Dot Voting, Text, Freihand-Text, Icons etc.
• Einfügen von Dateien, Links und Bildern
• Export-Funktion, z.B. als PDF für Dokumentation und Präsentation
• Integrationen mit anderen Collaboration Tools wie z.B. Slack

Vor allem über die Design Sprint Community von AJ&Smart und jetzt auch in unserer Organisationsberatung bin ich auf die folgenden Tools gestoßen:

MURAL

MURAL wirbt mit seinen Facilitator Superpowers Funktionen, die dich als Moderator:in bei deiner Arbeit unterstützen. Es gibt auch eine free Version mit eingeschränktem Funktionsumfang.

• Vorlagen und Frameworks
• Unlimited Online Whiteboards
• Timer
• Votings
• Unlimitierte Anzahl an "Räumen"
• Integrationen (z.B. Slack, Microsoft Teams, Jira, Google)
• Viel educational content
• Bezahlversion ab 9,99 $ pro Monat und User (jährliche Zahlung)

Miro

Miro ist sehr beliebt bei verteilten (agilen) Produkt- und Softwareteams. Mit eingeschränktem Funktionsumfang kannst du Miro in der Gratisversion testen.

Für Beschäftigte im Education Sektor ist Miro dauerhaft kostenfrei.

• Mehrere Online Whiteboards
• Individuelle Vorlagen
• Integrationen (z.B. Trello, Slack, Microsoft Teams, Dropbox, Jira, Confluence)
• Kanban Boards
• Miro Smart Meetings
• Miro AI
• Unlimitierte Teilnehmeranzahl
• Bezahlversion ab 8 $ pro Monat und User (jährliche Zahlung)

>> Zum Online Whiteboard Miro

Stormboard

Der kanadische Anbieter Stormboard ist ebenfalls weltweit beliebt. Vor allem die Datensicherheit wird oft als positiver Faktor erwähnt. Du kannst Stormboard im "Personal" Tarif gratis nutzen.

• Viele Smart Templates (individualisierbar)
• Storm AI
• Unlimitierte Anzahl an Workspaces
• Integration in Office 365, Slack, Trello etc.
• Bezahlversion ab 8,33 $ (bei jährlicher Zahlung) pro Monat und Nutzer

Limnu

Limnu ist vor allem bei Design-Teams beliebt, eignet sich aber für jede Art von Workshop. Der Anbieter wirbt vor allem mit der intuitiven Nutzeroberfläche. Du kannst Limnu 14 Tage lang kostenlos testen.

• Unbegrenzte Anzahl an Whiteboards
• Unbegrenzte Anzahl an Collaborators
• Collaboration Features
• Eigener Videochat
• Erweiterte Board-Organisation
• Integration in Slack
• Bezahlversion ab 4,17 $ pro Monat und Nutzer (jährliche Zahlung)

Conceptboard

Conceptboard aus Stuttgart gibt dir ein digitales Whiteboard mit vielen Funktionen an die Hand. Das Tool ist vor allem für komplexe Themen geeignet, wie z.B. Workshops, Trainings oder Produktentwicklung. Im eingeschränkten Funktionsumfang ist Conceptboard gratis.

• DSGVO-konform
• Unbegrenzte Anzahl an Boards
• Bis zu 50 parallele Nutzer
• Bis zu 1 TB Speicher
• Live Moderations-Funktion
• Eigener Audio- und Videochat
• Diverse Integrationen, z.B. Trello, Google Drive, Dropbox
• Bezahlversion ab 5 € pro Monat pro User (jährliche Abrechnung)

Sketchboard

Sketchboard ist ein leichtgewichtiges Tool aus Finnland, das vor allem für gemeinsame Mindmaps und Ideenfindung konzipiert wurde. Laut Aussage des Anbieters haben sie die nötigen Schritte eingeleitet, um DSGVO-Konformität zu gewährleisten. Im eingeschränkten Funktionsumfang ist Sketchboard kostenlos.

• Unbegrenzte Anzahl an Boards
• Unbegrenzte Anzahl an Teams
• Viele Vorlagen
• Boards als PDF oder SVG exportieren
• Bis zu 1 GB Speicher
• Integration mit Slack, Google Drive und GitHub
• Bezahlversion ab 7 $ pro Monat für einen User (jährliche Abrechnung)

Microsoft Whiteboard

Das Microsoft Whiteboard ist Teil der Microsoft 365 Business Familie und funktioniert ausschließlich über die eigene App. Seit Anfang April ist Microsoft Whiteboard auch als Browserversion verfügbar. Um das Tool verwenden zu können, musst du eine Lizenz für Microsoft 365 Business besitzen.

• Apps für Windows und iOS
• Integration in Microsoft Teams
• Für Stifte, Touchscreens und Tastatur optimiert
• Ab 8,80 € pro Monat und User (jährliche Abrechnung

InVision Freehand

Fazit

Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools werden remote Workshops zum Erfolg. Sowohl du als Moderator:in als auch die Teilnehmer müssen hier an einem Strang ziehen. Wenn du auf deine Agenda und die Pausentaktung achtest und genügend Raum für Energizer und ein bisschen Spielerei mit dem digitalen Whiteboard einplanst, stehen Remote Workshops Präsenzveranstaltungen in nichts nach.