Produktiv arbeiten im Home Office - Tools, Tipps und etwas zum Schmunzeln
Wenn du im Bereich Coaching, Training und Beratung selbständig bist, wirst du mit hoher Wahrscheinlichkeit viel von Zuhause aus arbeiten. Zumindest in der Zeit, in der du nicht bei deinen Klienten bist bzw. Trainings oder Workshops gibst. Aber auch das geht inzwischen immer öfter über Videocalls oder remote Workshops. Im Home Office kannst du dir alles so einrichten, wie du willst und vor allem deinen Arbeitstag frei gestalten. Das klingt natürlich erstmal super, birgt aber auch so einige Tücken. Vor allem, wenn du vielleicht aus einem Angestelltenverhältnis in die Selbständigkeit wechselst, fehlt es oftmals an grundlegenden Strukturen. Und dann schleicht sich auch noch immer wieder der Prokrastinations-Teufel ein. Außerdem könnte ich ja mal wieder die Fenster putzen und....! Ich arbeite seit Beginn meiner beruflichen Laufbahn sehr oft remote bzw. von Zuhause aus und weiß daher um die Stolperfallen. In diesem Artikel teile ich meine Erfahrungen und ich gebe dir ein paar Tipps an die Hand, wie du im Home Office produktiv arbeiten kannst. Und am Ende gibts noch ein Schmankerl zum Schmunzeln!
Kultur folgt der Struktur - Finde deinen Rhythmus
Was im Unternehmenskontext gilt, gilt auch für dich im Home Office. Es ist sehr verlockend, in den Tag hineinzuleben, wenn du keine Coaching Termine oder Workshops hast. Die Gefahr ist groß, dass du hier wertvolle Zeit verdaddelst, die du sinnvoller in Projekte für deine Kund:innen hättest stecken können. Du kannst dir diese Freiheit aber zunutze machen und deinen Arbeitstag auf deine individuellen Leistungshochphasen anpassen. Wann arbeitest du effektiver: Am Morgen oder abends? Strukturiere deinen Tag so, wie es für dich am besten passt. Vergiss aber nicht, dir auch entsprechend Pausen einzuplanen.
Führe Rituale ein, um vom Freizeit- in den Arbeitsmodus zu wechseln. Das kann ganz unterschiedlich aussehen: Manchen reicht es, vom Pyjama in andere Klamotten zu wechseln. Andere meditieren, machen (Früh-)Sport oder sie nehmen eine Dusche und gehen eine Runde um den Block. Whatever floats your boat.
Ich gehe mal stark davon aus, dass du einen Kalender hast, in dem du deine Termine für Coachings, Workshops oder Trainings festhältst. Plane deine Woche bzw. Tage im Voraus um diese fixen Termine herum und halte deine To-Dos schriftlich fest. Ob das digital in einer App machst oder haptisch im Notizbuch ist egal, Hauptsache, du schreibst sie auf. Größere Projekte, wie z.B. die Durchführung eines mehrtägigen Workshops, zerlegst du am besten in kleinere Teilaufgaben. Die sind einfacher nach und nach abzuarbeiten. Dadurch minimierst du auch die Gefahr, etwas zu vergessen. Priorisiere deine gesammelten Aufgaben für den jeweiligen Tag und arbeite dich durch, angefangen mit den Prio 1 Tasks. Arbeite für wichtige und - leider sind sie das oft gleichzeitig - unangenehme Aufgaben mit Deadlines. Blocke dir z.B. einen Tag für deine Steuererklärung (aber nicht den Tag vor der Abgabefrist ;-) ).
Im Home Office (so wie überall) ist es wichtig, dass du auf ausreichend Bewegung achtest. Gerade wenn du viel am Laptop oder generell am Schreibtisch arbeitest, solltest du dir immer wieder kleine Bewegungspausen einbauen. Wenn du einen Fitnesstracker oder einen ähnlichen Wearable trägst, kannst du dir Reminder einstellen, die dich zum Aufstehen animieren. Das geht natürlich auch z.B. als wiederkehrender Termin in deiner Kalender-App. Erinnerst du dich an den ersten Absatz oben? Du kannst auch hierfür deine freie Arbeitstagsgestaltung nutzen, um dein Workout für dich optimal in den Tag zu integrieren. Ich gehe beispielsweise gerne eine Runde laufen. Im Winter lege ich mir diese Runde auf den frühen Nachmittag, wenn es terminlich geht. So bekomme ich Tageslicht ab und muss nicht abends im Dunkeln laufen.
Richte deinen Arbeitsplatz angemessen ein
Kommen wir zur Ausstattung deines Büros. Wenn du einen extra Platz für einen Schreibtisch hast, super! Wenn du sogar ein extra Zimmer für ein eigenes Büro hast, umso besser (kannst du dann auch von der Steuer absetzen)! Solltest du wie ich an deinem Ess- oder Wohnzimmertisch arbeiten, wirst du vor allem in Punkto Möbel einige Abstriche machen müssen. Trotzdem kannst du auf ein paar Dinge achten, um die Arbeit zuhause so angenehm wie möglich zu machen.
Verlässliche Technologie ist wichtig - aber nicht übertreiben!
Seien wir ehrlich, Apple und Co. machen hervorragendes Marketing für ihre hervorragenden Produkte. Bevor du dir einen neuen Laptop, ein neues Tablet, Smartphone oder sonstige Geräte zulegst: Geh in dich und schreib dir am besten auf, was du wirklich brauchst. Welche Szenarien werden dir als Trainer:in, Coach oder Workshop Facilitator begegnen? Willst du Online Coachings oder Live Remote Trainings durchführen? Dann lohnt es sich, in einen leistungsstarken Rechner bzw. Laptop zu investieren, der nicht bei drei Videos lautstark anfängt zu lüften. Eine ordentliche Webcam ist dann auch nicht verkehrt. Aber wahrscheinlich brauchst du keine Ultra Pro Mirrorless Vollformat Kamera für ein paar Tausend Euro. Brauchst du wirklich das aktuellste iPhone in der Pro Version? Ich glaube, du weißt, was ich meine!
Sehr wichtig ist es, die Bildschirmsituation clever zu gestalten. Entweder, du legst dir einen extra Monitor zu oder du besorgst dir eine externe Tastatur, so dass du deinen Laptop erhöht aufstellen kannst. Nur am Laptopbildschirm zu arbeiten ist nicht optimal und begünstigt die "Schildkrötenhaltung" ;-) Siehe "ergonomischer Arbeitsplatz" unten im nächsten Kapitel.
Auch wenn du bisher vielleicht eher selten Online Coachings und dergleichen gemacht hast: Ein schnelles und stabiles Internet ist einfach unerlässlich. Investiere lieber in einen etwas höheren Tarif, mit dem du genug Bandbreite bekommst. Einen guten DSL-Vergleich bietet z.b. Check24 oder Verivox.
Ein ergonomischer Arbeitsplatz für Zuhause
Wie oben bereits erwähnt, werden deine Büromöbel je nach verfügbarem Platz ausfallen. Wenn du genug Platz für dein Heimbüro hast, sind ein ergonomischer Schreibtisch und Bürostuhl Pflicht. Du weißt ja, Sitzen ist das neue Rauchen. Nur am Esstisch oder auf der Couch zu arbeiten, begünstigt eine falsche Sitzhaltung, die entsprechend negativ auf die Wirbelsäule und Rückenmuskulatur auswirkt. In der Folge bekommt man dann "Rücken". Am besten ist dein Schreibtisch höhenverstellbar, so dass er genau auf deine Körpergröße eingestellt werden kann. Im besten Fall kannst du ihn so hoch einstellen, dass du die Möglichkeit hast, auch mal im Stehen zu arbeiten. Der Bürostuhl sollte ebenfalls höhenverstellbar sein und variable Armlehnen sowie eine sanft federnde Rückenlehne haben. Probiere auch alternative Sitzmöglichkeiten aus, wie z.B. einen Gymnastikball oder Arbeitshocker aus. Am wichtigsten ist die Bewegung zwischendurch.
So tuts irgendwann weh!
Nun ist die ergonomische Ausrichtung deiner Arbeitsgeräte wichtig. Wenn du am Küchentisch arbeitest und keinen extra Arbeitsplatz hast, ist das deine einzige Möglichkeit, Ergonomie in die Sache reinzubringen. Dein Bildschirm sollte direkt vor dir stehen. Wenn du zwei Bildschirme verwendest, dann ordne sie so an, dass du deinen Kopf möglichst wenig drehen musst. Der Abstand zwischen dir und Monitor sollte - je nach Bildschirmgröße - zwischen 50 und 80 CM betragen. Der Blickwinkel in die Bildschirmmitte beträgt im besten Fall ca. 35 Grad. Achte darauf, dass du aufrecht im 90-Grad-Winkel sitzt und deine Beine ebenfalls im 90-Grad-Winkel (Oberschenkel zu Unterschenkel) ausgerichtet sind. Sehr angenehm sind auch Tastaturen mit einer Handballenauflage und ergonomisch designte Mäuse.
Tools für Produktivität
Widmen wir uns den Tools, die dir deine Arbeit als selbständige:r Coach, Trainer:in oder Berater:in erleichtern. Die unten aufgelisteten Tools sind als SaaS (Software as a Service) und werden somit vom Anbieter in der Cloud gehostet.
Cloud Speicher für deine Dokumente und Daten
Sei ehrlich, sieht dein Desktop so aus?
Damit du deine Dokumente nicht mehr auf deiner Festplatte unwiederfindbar ablegen musst (und somit deinen internen Speicherplatz tendenziell schnell ausreitzt), sei dir die Verwendung eines Cloud Speichers ans Herz gelegt. Desweiteren kannst du von überall aus auf deine Dokumente zugreifen, sie sind geschützt, falls dir dein Laptop Lebewohl sagt, du kannst gleichzeitig mit anderen Personen an Dokumenten, wie z.B. Präsentationen arbeiten, hast ein Freigabe- und Rechtesystem sowie extrem hohe Sicherheitsstandards. Es gibt die - bis zu einem gewissen Grad - kostenlosen Klassiker aus den USA wie z.B. Google Drive, Microsoft OneDrive oder Dropbox. Sollen es deutsche Rechenzentren und / oder noch mehr Datenschutz sein, gibt es extrem gute Anbieter aus Deutschland bzw. der Schweiz, z.B.:
Projektmanagement Tools und To Do Listen
Im ersten Abschnitt hast du gelernt, dass es sinnvoll ist, deine Projekte in kleinere Teilaufgaben aufzuteilen und diese schriftlich festzuhalten. Nun steht es dir natürlich frei, deine ToDo Liste auf ein Blatt Papier zu schreiben, deine übergeordneten Projekte und Aufgaben solltest du aber dennoch digital festhalten. So findest du nicht nur Tasks leichter wieder, du kannst auch einige Dinge z.B. über ein Projektmanagement (PM) Tool automatisieren oder dir Reminder und Deadlines einstellen.
Du als Coach oder Trainer:in wirst wahrscheinlich hauptsächlich alleine oder in einem kleinen Team arbeiten. Ansonsten kannst du bei den meisten auch z.B. deine Kund:innen als Gäste einladen, und so mit ihnen an einem Projekt arbeiten. Das bekannteste PM Tool dürfte Trello sein, das in der Basisversion kostenlos ist und seit 2017 zum australischen Unternehmen Atlassian gehört. Aus dem Hause MeisterLabs gibt es meisterTask, ein trello-ähnliches PM-Tool. Weiterhin beliebt sind Asana und Zenkit.
Digitale To-Do-Listen gibt oft als Feature in den oben genannten Projektmanagement Tools, oftmals in deinem Email-Client, oder du nutzt Todoist, Evernote oder Any.do. Der bekannte Dienst Wunderlist wird zum 6. Mai 2020 eingestellt und geht komplett in Microsoft To Do auf.
Mit Klienten per Videochat kommunizieren
Wahrscheinlich bist du die meiste Zeit bei deinen Kund:innen vor Ort, um Coachings, Trainings oder Workshops durchzuführen. Inzwischen ist die Technologie so weit fortgeschritten, dass du ohne Probleme deine Leistungen auch online anbieten und remote durchführen kannst. Mehr zum Thema Remote Coachings und Trainings findest du hier.
Für Videochats eignet sich das Tool Zoom aufgrund seiner Funktionen und stabilen hervorragenden Qualität, auch bei niedriger Bandbreite. Weitere Alternativen sind GoToMeeting, jitsi (eine open-source Lösung) oder klaxoon. Skype und FaceTime sollten dir aus deinem Privatleben geläufig sein.
Fotoprotokoll und Workshop Slides versenden
Dein Training oder Workshop ist vorbei und nun ist es an der Zeit, deinen Teilnehmer:innen das dazugehörige Fotoprotokoll und die Workshop- bzw. Trainingsunterlagen zu senden. Diese Dateien werden schnell recht groß, vor allem, wenn du alles gebündelt verschicken willst, Das geht oft gar nicht mehr per Email. Hierfür solltest du dir ein Datentransfer Tool zulegen. Wetransfer dürfte inzwischen eins der bekanntesten Filesharing Tools sein. Ebenso beliebt sind FileZilla, Firefox Send, Smash oder hightail.
Lass dich nicht ablenken!
Sobald du an deinem Laptop arbeitest (oder auch nur dein Smartphone in der Nähe hast), ist die Gefahr sehr groß, "nur mal schnell" Instagram, Facebook, YouTube oder dergleichen zu checken.
Und schwupp - wieder ein paar Stunden weg!
Wir wissen, wie es um die Mechanismen der sozialen Netzwerke bestellt ist. Wenn es blöd läuft, verlierst du dich stundenlang darin. Wertvolle Arbeitszeit. Natürlich gibt es auch einen Markt für die Hilfe gegen den ständigen Drang, diese Plattformen zu checken. Fokus Apps wie z.B. Freedom oder RescueTime sollen dir dabei helfen, konzentriert und fokussiert bei der Sache zu bleiben. Und zwar indem sie bestimmte Websites und Apps für einen von dir gewählten Zeitraum blocken.
Mit Ambient Sound Apps eine angenehme Atmosphäre gestalten
Zum konzentrierten Arbeiten braucht man Ruhe - manchmal ist es allerdings "zu ruhig". Eine leise Hintergrundmusik oder statische Geräusche (White Noise) schaffen eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Sie lenken deine Aufmerksamkeit nicht ab und können so sogar die Produktivität erhöhen. Gerade Geräusche, die z.B. einem Coworking Space oder Coffee Shop ähneln, vermitteln die "Sicherheit des Kollektivs", da sie in uns Gefühle von Gemeinschaft auslösen. Auf YouTube gibt es bereits einige Musik-Playlists, die dann "Electronic Music for Studying" heißen. Oftmals sind dann aber auch Tracks mit Vocals drin, die wiederum ablenken oder stören können.
Natürlich gibt es auch dafür eigens entwickelte Apps, wie z.B.
- Noisli
- Coffitivity
- Calm (eigentlich bekannt für geführte Mediationen, es gibt aber in der App auch eine "Music" Sektion mit Ambient Sound)
- Brain.fm
- Rainy Mood (nur Regengeräusche)
Blende deine Hintergrundgeräusche beim Videochat aus
Du kennst es bestimmt: Du bist gerade in einem Video Call oder einer Telefonkonferenz und dann geht es los: Der Nachbar dreht die Musik auf, deine Kinder spielen im Hintergrund, neben dir ist eine Baustelle etc. Als gute/r Teilnehmer:in hast du dein Mikrofon sowieso auf mute - aber wenn du etwas sagen möchtest, sind da immer noch für die anderen Teilnehmenden störenden Hintergrundgeräusche. Du wirst es ahnen: Auch dafür gibt es einen Markt! Die Software Krisp beispielsweise soll alle Hintergrundgeräusche in jeder Kommunikationsapp stummschalten...quasi noise cancelling fürs Mikrofon.
Solltest du das Videoconferencing Tool Zoom verwenden, kannst du hier direkt Hintergrundgeräusche in den Audio-Einstellungen unterdrücken:
Ich habe seit einiger Zeit eine Baustelle nebenan und muss sagen, dass mir diese neue Funktion schon das ein oder andere Remote-Training gerettet hat!
Switch it up!
Immer nur alleine Zuhause zu arbeiten wird auf die Dauer langweilig. Klar, du hast viel Kontakt zu deinen Coaching-Klient:innen oder führst (falls überhaupt möglich) vor Ort oder Remote Trainings und Workshops durch. Trotzdem tut so ein Tapetenwechsel mal ganz gut.
Für Tage, an denen du keine Kunden- oder Telefontermine hast, kannst du dich vielleicht mit jemandem aus deinem Freundes- und Bekanntenkreis zusammentun, der/die auch im Home Office arbeitet. Besucht euch mal gegenseitig für eine Working Session. Dafür gibt es auch eigene Facebook-Gruppen.
Inzwischen sind auch Coworking Spaces weit verbreitet. Bei vielen kannst du einen Tagespass oder z.B. eine 10er Karte erwerben und kannst ab und an einmal deinen Arbeitsplatz in ein Coworking Space verlegen. Wo es welche gibt, findest du in der Suchmaschine deiner Wahl oder hier.
Noch einfacher geht es, wenn du dich in ein Café setzt, das kostenlos WLAN anbietet. Dort kannst du dir für ein paar Stunden Tapetenwechsel gönnen und dich deiner Arbeit widmen. Ganz wichtig: Bitte nuckle dann nicht vier Stunden lang an einem einzigen Espresso rum. Show some respect und bestelle angemessen. Wenn du ein Apple-Kind bist, gibt es für dich die App Workhardanywhere, in denen weltweit die besten Cafés zum Remote Arbeiten aufgelistet sind. Hier wird dir neben WLAN-Verfügbarkeit auch z.B. WLAN-Geschwindigkeit angezeigt oder, ob Steckdosen vorhanden sind.
Fazit
Selbständig und zuhause zu arbeiten bedeutet Freiheit und Disziplin. Am wichtigsten ist dabei eine auf dich individuell angepasste Struktur deines Arbeitstages. Mit Ritualen, auf deine Leistungsphasen angepasste Arbeitszeiten und ausreichend Bewegung bist du schonmal gut aufgestellt. Achte auf einen ergonomisch gestalteten Arbeitsplatz und hole dir digitale Helferlein, um deinen Arbeitsalltag produktiv zu gestalten. Wenn dir die Decke auf den Kopf fällt, sind gemeinsame Working Sessions mit Freunden oder Bekannten, ein Tag im Coworking Space oder im Café eine gute Möglichkeit, um Abwechslung reinzubringen.
Nun ist es an der Zeit für das oben versprochene Schmankerl! Home Office ist trotz aller Tipps manchmal herausfordernd, damit bist du nicht allein, wie die Twitterperlen oder dieser Text im New Yorker zeigen ;-)
